さいえんす ラボ

子育て、仕事、ブログ、健康に関することを実体験を元に書いて行きます。

ドキドキ社内プレゼン!成功させるための秘訣とは!?

f:id:life_of_dreams:20170416180417j:plain

サラリーマンやっていると、大小問わず日々プレゼンテーションに追われる日々。

今回は僕が失敗しながら身につけてきたプレゼンのノウハウをまとめたいと思います。

 

 

プレゼンは相手を動かしたいと思って作ろう!

僕が過去によく失敗した経験の中で、第1位は『自己満足で終わってしまった』です。

発表や単なる報告と思ってプレゼンし、単なる自己満足で終わってしまうが故にプレゼン相手から質問の応酬や手痛い指摘をよく受けました。。。

プレゼンの前は緊張して何とかやり遂げることだけに意識が集中しちゃいがち。

だから、相手のことなんて考えずにとにかく報告!発表!みたいに考えてしまうんですね。

 

でも今思うのはプレゼンテーションはどちらかというと「こう動いてください」というお願いなんだなぁって思います。

 

相手が顧客であれば「契約してください」「買ってください」。

他部署などとの連携の場合は「協力してください」。

上層部に稟議を願い出るときは「お金出してください」。

という実際に行動をしてもらうためのお願いなのです。

 

だから、相手に動いてもらうためには相手の視点に立ち、相手が腹落ちする資料・プレゼンにする必要があります。

 

プレゼンする前に『掴み』は大切!きちんと相手に聞く姿勢になってもらえるように話を進めよう!

僕の経験の中から話をすると、プレゼンを始める前に相手が十分前のめりにこちらの話を聞こうと言う姿勢を持たれていたことはほぼありません。

もちろん会議案内などで議題などは回っているので話をすること自体はわかっている筈です。

でも、本題に入る前には必ず『掴み』が要ります。

 

『掴み』とは簡単にいうと、

  • 自己紹介(どの立場でプレゼンをするのか)
  • そのプレゼンの前提条件は何か
  • 今回はどういう趣旨の話をするのか(何のお願いか=結論)

ということです。

 

『掴み』がしっかりと出来ていれば、大抵話を最後まで聞いてもらえます。

『掴み』をしないでプレゼンを始め、お偉いさんから

「おいおい、いきなり話し始めないでくれよ。何なんだ今日は?」と出鼻をくじかれていう人をたくさん見てきました。

 

また、これにはもう1つ大事な効果があります。

それは指示を出した側の相手と用意してきたこちら側の

「前提条件が食い違っていた場合に直ちに前提条件の議論へ戻ることができる」

ということです。

 

もちろん、プレゼンの準備として前提条件は十分にリサーチして揃えるべきです。

しかし、引き継いだばかりの仕事や準備に時間が割けなかった場合、プレゼン相手が曲者(気分屋等)などでは「前提条件の食い違い」は生じます。

 

僕自身、過去にはそういう経験もあって、時間をかけて作った資料をその場で破棄して前提条件の議論をしなおしたことがあります。

 

準備したからといって、こちらの思いだけでプレゼンするよりも、万が一前提条件がズレていたならばその話をした方が双方にとってメリットが大きくなるのです。

 

 文字だけでスライドを作るのは避けよう!

これは当たり前のことで、実践されている方も多いのですが「できるだけ絵や図表を使う」レベルにとどまっている方が多いです。

僕が推奨するのは、

  • プレゼンは全て絵・フローチャート・図表で資料作成する
  • 文字だけのプレゼンシートは作らない

という徹底です。

絵や図表、フローチャートというのは人間に視覚的・右脳(直感)に訴えます。

従ってこちらの話を理解してもらえやすいです。

 

あと、エクセルとかで作った細かい数字がたくさん載った表を使って説明する人もたくさん見かけますが、聞き手からすれば拷問です。相手の機嫌が悪ければ、どれだけ良い内容を言ってても悪印象に取られかねません。

 

ただ、僕はそう言った数字だらけの図表や文字だけのスライドを作らないか、と言われれば答えは「NO」です。

 

これは一種の高等なテクニックなのですが、「確たるエビデンスとなる数値を見せた」「ちゃんと説明した」という事実を残したい場合、スライドを表示させながら説明したことだけを印象付ける話し方をします。免責事項ですね。

 

これはその後に質問となって帰ってくる可能性も高くなるので、質問された時の対応が十分に取れている時に使える高等テクニックです。

 

話の規模は大→小へ、概要→詳細へという「棒倒しスタイル」でいこう!

突然ですが、昔砂場で棒倒しという遊びをしたのを覚えてますか?

砂山をつくり、てっぺんに木の棒を刺して、倒さないように砂山から順番に砂を取っていき、棒を倒した方が負けというゲームです。

このゲームの一番手は大抵砂山から半分相当の砂を持っていきます。ゲームの終盤では指先で砂を掻き取るようにします。

 

プレゼンもこの要領でいきたいものです。

 

いきなり自分の本当に伝えたいところを細かく、詳細に話し始めると、いくら『掴み』が上手く行ってたとしても相手が話の中で迷子になってしまってついていけなくなります。

 

もし、自分の部署に新しいパソコンを導入してほしいという様なプレゼンの場合は、いきなり導入したいパソコンの性能などを話すのではなく、まず社会情勢・会社の経営状態・自分たちの客先要望の変化推移と自部署の対応状況などを簡単にふれながら本題に入っていけば、聞き手は迷子にならずにパソコン導入の要否議論ができるでしょう。

 

10分のプレゼン資料も30秒、1分で説明できるよう準備をしよう

社内の上役にプレゼンする場合、予定していたスケジュールが押してプレゼン時間が大幅に削られるということが良くあります。

そう行った場合に備えて、30秒要約版、1分要約版を作っておくことをオススメします。

もしプレゼン時間が5分になったら質疑応答に使ったり、補足説明を足していけば良いのです。

 

ポイントをまとめるときは3つにまとめよう

3というのは世界のナベアツ(古い!)だけじゃなく、人間にとって理解しやすい数字の様です。

従って、「今日のポイントは3つです。1つ目は〜」みたいな話し方をすると相手は相当聞きやすくなります。

 

想定質問に対する準備としてのバックデータは本編のおよそ3倍用意しよう

想定質問を考えないプレゼンは論外ですが、口頭返答だけでは良いプレゼンとは言えません。僕は大抵本編の後に「補足資料」というページを本編の2〜3倍用意します。データを貼り付けただけのものから、過去資料からの抜粋、難しい言葉の説明文など相手にとって過不足ない様にします。

 

資料に”隙”を作って、そこを質問させよう 

これは高等テクニックの1つです。プレゼンをして相手にボールを渡した時、どこに投げ返されるかわからないというのは不安ですよね。

想定質問への事前対応資料作成も莫大になるし。

 

そこで、僕はちょいちょい、本編の資料中にわかりやすいデータの欠落や不整合、つじつまが合わない箇所を設けたりします。

 

社内の上役と言えども所詮人間。あまり突っ込んだ質問をして万が一自分の無知を晒すことになるような質問は実はあまりしたくないのです。

だから、この本編中にしかけた『トラップ』には結構な頻度で飛びつきます。

 

さらなる高等テクニックとして、僕はこれを本編での一番説明したいデータや理論の箇所に設定することがあります。

そしてそこを質問された時は、よくぞ気づいてくださいましたと言わんばかりに「おっしゃることごもっともで、今回はまさにそこの点が議論の焦点だとおもっています」と言って追加データを提示すると、相手も褒められた気分になって肯定的にこちらの話を聞いてくれる様になります。

 

まとめ

どうでしたか?

お役に立てましたでしょうか?

ではでは、またお願いします。

 

 

高級万年筆がお得に買える!現行モデルから限定品、希少なヴィンテージまで!

広告を非表示にする